Praxisbericht: Wie die Mülheimer Seniorendienste gGmbH mit Bestello ihre Bestellprozesse optimiert
Einführung
Die Mülheimer Seniorendienste gGmbH waren der erste Kunde, bei dem Bestello für die Optimierung der Bestell- und Logistikprozesse in der Gemeinschaftsverpflegung eingesetzt wurde. Angesichts wachsender Anforderungen in der Versorgung suchten die Seniorendienste nach einer flexiblen und effizienten Lösung, um Prozesse zu vereinfachen, Kosten zu senken und gleichzeitig die Nachhaltigkeit zu fördern. Diese Case Study zeigt eindrucksvoll, wie der Einsatz von Bestello den Arbeitsalltag in der Gemeinschaftsverpflegung nachhaltig verbessert hat.
Über die Mülheimer Seniorendienste gGmbH
Als 100%ige Tochtergesellschaft der Stadt Mülheim an der Ruhr betreiben die Mülheimer Seniorendienste drei vollstationäre Pflegeeinrichtungen, drei Tagespflegen und einen ambulanten Pflegedienst. Am Hauptstandort „Auf dem Bruch“ versorgt eine moderne Zentralküche täglich 13 Wohnbereiche, drei Tagespflegeeinrichtungen, einen Mittagstisch sowie eine 33-Parteien-Einheit für betreutes Wohnen und einen externe Kunden im Bereich der Eingliederungshilfe. Die Küche arbeitet nach dem Cook-and-Serve-Prinzip und garantiert durch die eigene Logistik eine flexible und hochwertige Verpflegung.
Mit 460 Mitarbeitenden und einem Jahresumsatz von 30 Mio. € zählen die Mülheimer Seniorendienste gGmbH zu den größten Anbietern integrierter Versorgungsleistungen in Mülheim an der Ruhr. Die komplexe Struktur dieses Betriebs brachte besondere Herausforderungen für die zentrale Steuerung und Logistik der Verpflegung mit sich – Herausforderungen, die nach einer maßgeschneiderten Lösung wie Bestello verlangten.
Ausgangslage und Herausforderungen
Vor der Einführung von Bestello stand die Mülheimer Seniorendienste gGmbH vor erheblichen Herausforderungen in der Organisation und Verwaltung der Küchenbestellungen. Die Bestellprozesse waren weder standardisiert noch zentralisiert, was zu einem hohen manuellen Aufwand führte. Bestellungen wurden auf unterschiedlichen Wegen entgegengenommen – per Fax, E-Mail, handschriftliche Bestellzettel, Telefon und sogar mündlich auf Zuruf. Dies erforderte eine zeitaufwendige manuelle Zusammenführung aller Bestellungen, um die Mengen zu berechnen.
Diese Arbeitsweise war nicht nur ineffizient, sondern auch anfällig für Fehler. Häufig traten Überbestellungen oder vergessene Bestellungen auf, da eine einheitliche Erfassung und Verarbeitung fehlte. Zudem fehlte eine zuverlässige Möglichkeit, Bestellungen bei Änderungen im Bedarf anzupassen, etwa wenn Bewohner sich vorübergehend im Krankenhaus aufhielten.
Die fehlende Transparenz über den Warenstrom und die Rücklaufmengen erschwerte es außerdem, einen Überblick über den tatsächlichen Bedarf und die anfallenden Speisenabfälle zu gewinnen. So blieb viel Potenzial zur Optimierung ungenutzt, insbesondere in Hinblick auf Effizienz und Nachhaltigkeit.
Die Lösung: Einführung von Bestello
Mit Bestello hat die Mülheimer Seniorendienste gGmbH eine flexible und leistungsstarke Lösung für die Organisation der Bestellprozesse in der Gemeinschaftsverpflegung gefunden. Die cloudbasierte Plattform ist sofort einsatzbereit und erfordert keine lokale Installation, was eine unkomplizierte und schnelle Einführung ermöglicht. Bestello standardisiert den gesamten Bestellprozess, indem es alle Bestellungen in einem zentralen System bündelt und so den manuellen Aufwand erheblich reduziert.
Das System bietet eine automatische Kommissionierungsliste und aggregiert die bestellten Mengen auf einfache Weise, sodass eine schnelle und präzise Übersicht über den täglichen Bedarf möglich ist. Einkaufslisten für den Wareneinkauf können flexibel für beliebige Zeiträume erstellt werden, was die Beschaffung optimiert und vereinfacht. Zudem lassen sich Bestellvorlagen anlegen, die als Grundgerüst für wiederkehrende Anlässe wie Feste dienen und die Planung erheblich erleichtern.
Ein besonderes Feature von Bestello ist die Erfassung des Speisenrücklaufs, mit der die Rücklaufquote als Benchmark ausgewertet werden kann. So erhalten die Küchenverantwortlichen wertvolle Einblicke in den tatsächlichen Bedarf und können Verschwendung gezielt reduzieren.
Das intuitive und benutzerfreundliche System ist speziell darauf ausgelegt, sich den individuellen Anforderungen des jeweiligen Kunden anzupassen. Ein durchdachtes Rollen- und Rechte-System ermöglicht eine flexible Konfiguration, die den unterschiedlichen Benutzergruppen maßgeschneiderte Zugriffsrechte gewährt. Bestello bietet damit eine praxisorientierte, transparente und effiziente Lösung, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt und den gesamten Bestellprozess nachhaltig optimiert.
Ergebnisse und Mehrwert
Die Zentralküche erfasst seit 2018 die Speisenrückläufe anhand der Gesamtanzahl der benötigten Speiserestetonnen. Pro 240ltr.-Speiserestetonne ergeben sich 160kg tatsächliche Abfälle (ohne Wasseranteil).
Im Jahr 2018 hatten die Seniorendienste insgesamt 192 Behälter, der Speisenrücklauf lag bei 192 x 160kg = 30.720kg.
Durch den Einsatz von Bestello konnte dieser Speisenrücklauf 2019 bereits um 56 Behälter gesenkt werden, was 56 x 160kg = 8.960kg entspricht.
Im Jahr 2020 konnte der Speisenrücklauf abermals um weitere 63 Behälter gesenkt werden, was 63 x 160kg = 10.080kg entspricht.
Im Mittelwert haben die Seniorendienste seitdem rund 80 240ltr.-Behälter pro Jahr, 112 240ltr.-Behälter weniger als vor der Standardisierung des Bestellprozesses. In absoluten Zahlen: 112 x 160kg = 17.920kg.
Vermiedene Entsorgungskosten: 112 x 18 € = 2.016 € p.a.
Einsparungen im Wareneinsatz: 17.920kg x 3 € = 53.760 €
Vermiedene Lebensmittelverschwendung: 17.920 kg
Zeitersparnis durch digitalen Bestellprozess: 33 %
Fazit und Ausblick
Mit Bestello konnten die Mülheimer Seniorendienste gGmbH ihre Bestell- und Logistikprozesse erheblich optimieren. Die Lösung hat nicht nur den Arbeitsalltag durch eine intuitive und cloudbasierte Plattform erleichtert, sondern auch den manuellen Aufwand deutlich reduziert. Die zentrale Aggregation und Automatisierung der Bestellungen sorgt für eine höhere Effizienz, präzise Einkaufsplanung und nachhaltige Kostensenkungen. Gleichzeitig unterstützt Bestello die Reduktion von Lebensmittelverschwendung durch detaillierte Rücklaufquoten und ermöglicht so einen verantwortungsvolleren Umgang mit Ressourcen.
Bestello wird kontinuierlich weiterentwickelt – in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden, um sicherzustellen, dass es stets die aktuellen Bedürfnisse und Herausforderungen der Gemeinschaftsverpflegung erfüllt. Dies umfasst auch die Berücksichtigung von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance), die immer mehr an Bedeutung gewinnen, insbesondere im Kontext von Finanzierungen und Fördermöglichkeiten. Ein gut aufgestellter, transparenter und nachhaltig gestalteter Versorgungsprozess ist ein entscheidender Vorteil in der modernen Gemeinschaftsverpflegung.